E-dokumentácia – nie len zákonná povinnosť

Výhody elektronickej dokumentácie v logistike sú lepšia spolupráca, prevádzková efektivita a podstatné zníženie nákladov.

Dopravný sektor sa už roky spolieha na používanie papierových dokumentov. Keďže je však udržateľnosť teraz v popredí mysle ľudí, je čas nahradiť určité „tradičné“ postupy digitálnejším prístupom. Potreba digitalizácie bola v poslednom čase tiež trochu uponáhľaná, pričom nariadenia – najmä nadchádzajúce nariadenia EFTI a povinné nariadenia ECMR – nenechávajú podniky inú možnosť, ako sa prispôsobiť. Niektoré podniky však reagovali pomaly, ale väčšie povedomie o hmatateľných výhodách bezpapierovej dopravy by mohlo zabezpečiť, že legislatíva bude slúžiť len ako dodatočný stimul, a nie ako primárna hnacia sila.

súčasný stav hry

Každá prepravná operácia si vyžaduje viac ako tucet rôznych papierových dokumentov, či už ide o uzatváranie dohôd a organizačné procesy na prideľovanie zodpovedností alebo zhromažďovanie dôkazov. Podľa správy Trans.Eu’s Transport Market 2024/2025 je asi 99 % dokumentov použitých v tomto sektore stále papierových.

Prieskum spoločnosti ODEX poukazuje na niekoľko dôvodov pre pomalé zavádzanie digitálnych nástrojov v tomto sektore. Hlavným dôvodom je, že 25 % respondentov prieskumu uviedlo, že majú obavy o bezpečnosť údajov pri používaní týchto nástrojov. Okrem toho viac ako 20 % odosielateľov uviedlo, že si neuvedomujú existenciu digitálnych riešení a to, čo ponúkajú. 15 % tiež uvádza nedostatočnú prispôsobivosť a/alebo skúsenosti s používaním digitálnych nástrojov, po ktorých nasledujú náklady na implementáciu.

‚Vidíme veľké rozdiely v prijímaní elektronických dokumentov podľa sektora a spôsobov dopravy. Zatiaľ čo letectvo a námorníctvo sú na čele, vedené snahami o normalizáciu a zložitosťou globálneho obchodu, cestná doprava je digitalizácia výrazne pomalšia kvôli svojej lokalizovanej povahe a rôznym predpisom,‘ povedal Gerry. Daalhuisen, hlavný riaditeľ Dock & Yard / Fleet Products na transporeon. „Veľké spoločnosti tiež často nasadzujú pokročilé technológie rýchlejšie ako menšie a že sektor B2C prijíma zmenu rýchlejšie ako sektor B2B. Niektoré logistické spoločnosti sa rozhodnú znížiť investície do ešte nepodstatných digitálnych nástrojov kvôli zníženému objemu prepravy a výnosom, ale na druhej strane mnohí sa rozhodli znížiť investície do ešte nepodstatných digitálnych nástrojov Spoločnosti tiež čoraz viac investujú do svojho podnikania, aby boli odolnejšie voči súčasnému geopolitickému a ekonomickému prostrediu.“

ECMR: Prvý krok k bezpapierovému sektoru

Digitálna zásielková poznámka alebo ECMR predstavuje zásadný prvý krok v posune k bezpapierovému odvetviu. Očakáva sa, že jeho používanie bude povinné v júli 2027. V tom čase by malo byť plne v platnosti aj nariadenie EFTI, ktoré povzbudzuje orgány v členských štátoch EÚ, aby prijímali elektronicky zdieľané informácie prostredníctvom certifikovaných platforiem EFTI.

Bez ohľadu na to, či je e-dokumentácia povinná alebo nie, prijatie bezpapierových procesov môže poskytnúť významnú výhodu pre dopravné podniky. Jeden príklad toho možno nájsť v prechode z papierového nákladného listu na ECMR. Celý proces, ktorý zahŕňa prípravu dokumentov, kontrolu nákladu, potvrdenie doručenia a ďalšie administratívne úlohy, trvá v súčasnom papierovom procese približne 23 minút. Ak je príkaz na prepravu spracovaný digitálne, skráti sa na 9 minút, podľa výskumu spoločnosti Sira Consulting Research pre dánske ministerstvo dopravy.

Táto úspora času na takmer štvrťhodinu sa premieta do značných finančných úspor. Celkovo by európsky sektor dopravnej logistiky mohol ušetriť až 1 miliardu eur ročne, očakáva organizácia efti4eu. A to nezahŕňa ani skrátenie čakacích dôb na hraniciach v dôsledku zvýšenej účinnosti.

zvýšená transparentnosť, menej (ľudských) chýb

Prechod na digitálny prístup tiež výrazne zlepšuje komunikáciu, spoluprácu a efektivitu v rámci dodávateľského reťazca. Poskytuje napríklad údaje o zásielkach a umožňuje viditeľnosť v reálnom čase, čím zaisťuje, že všetky zainteresované strany si neustále uvedomujú stav najnovšej zásielky. Táto transparentnosť znamená, že chýbajúce produkty a oneskorenia možno identifikovať včas, čo umožňuje včasný zásah. Zároveň, ľudská chyba sa eliminuje, čím sa zabezpečuje väčšia presnosť a ďalšie zlepšenie interných operácií, ako je riadenie zásob.

udržateľná konkurenčná výhoda

Napokon, e-dokumentácia je udržateľnejší prístup, ktorý pomáha dopravným spoločnostiam urobiť významný pokrok v ich ambíciách v oblasti udržateľnosti. napríklad znížením papierového odpadu a uhlíkovej stopy spojenej s procesmi založenými na papieri. „Výhody elektronickej dokumentácie ďaleko prevyšujú implementačné úsilie,“ naznačuje Daalhuisen. „Prináša jasné prevádzkové a finančné výhody, ako sú znížené náklady a zvýšená produktivita, pričom pracuje na udržateľnej budúcnosti. Okrem toho problémy s dokumentáciou, ako sú chyby a oneskorenia, ktoré z toho vyplývajú, považuje polovica hráčov dopravnej logistiky za najväčšiu prekážku v operáciách. Aj v tomto prípade je elektronická dokumentácia odpoveď.‘