E-dokumentácia – Nie len právna povinnosť
Výhody e-dokumentácie v logistike sú zlepšená spolupráca, prevádzková efektívnosť a výrazná zníženie nákladov.
Roky sa odvetvie dopravy spoliehalo na používanie papierových dokumentov. Avšak s tým, ako je udržateľnosť teraz na poprednom mieste v mysli ľudí, je načase nahradiť niektoré „tradičné“ praktiky digitálnejším prístupom. Potreba digitalizácie bola v poslednom čase čiastočne urýchlená, s reguláciami – najmä nadchádzajúcou reguláciou eFTI a povinnými reguláciami eCMR – ktoré nútia podniky prispôsobiť sa. Niektoré podniky však reagovali pomalšie, ale väčšie povedomie o hmatateľných výhodách bezpapírovej dopravy by mohlo zabezpečiť, že legislatíva bude slúžiť skôr ako dodatočný stimul než ako hlavný motor.
Súčasný stav
Každá dopravná operácia vyžaduje viac ako tucet rôznych papierových dokumentov, či už ide o uzatváranie dohôd a organizáciu procesov, prideľovanie zodpovedností alebo zhromažďovanie dôkazov. Podľa správy Trans.eu o trhu dopravy 2024/2025 je približne 99 % dokumentov používaných v odvetví stále papierových.
Prieskum spoločnosti ODeX uvádza niekoľko dôvodov pomalého prijímania digitálnych nástrojov v odvetví. Hlavným dôvodom je, že 25 % respondentov v prieskume uviedlo, že majú obavy o bezpečnosť údajov pri používaní týchto nástrojov. Okrem toho viac ako 20 % prepravcov uviedlo, že si nie sú vedomí existencie digitálnych riešení a ich ponuky. Tiež 15 % uvádza nedostatočnú prispôsobivosť a/alebo skúsenosti s používaním digitálnych nástrojov, nasledované nákladmi na implementáciu.
„Vidíme veľké rozdiely v prijímaní e-dokumentov podľa odvetvia a spôsobov dopravy. Kým letectvo a námorná doprava vedú vďaka snahám o štandardizáciu a zložitosti globálneho obchodu, cestná doprava sa digitalizuje podstatne pomalšie kvôli svojej lokalizovanej povahe a rôznym reguláciám,“ povedal Gerry Daalhuisen, senior riaditeľ pre produkty Dock & Yard / Fleet v Transporeon. „Tiež veľké spoločnosti často zavádzajú pokročilé technológie rýchlejšie ako menšie a sektor B2C prijíma zmeny rýchlejšie ako sektor B2B. Niektoré logistické spoločnosti sa rozhodli znížiť investície do ešte nevyhnutných digitálnych nástrojov kvôli zníženým objemom nákladu a príjmom, ale na druhej strane mnoho spoločností tiež čoraz viac investuje do svojho podnikania, aby boli odolnejšie voči súčasnému geopolitickému a ekonomickému prostrediu.“
eCMR: prvý krok k bezpapírovému odvetviu
Digitálna návesná listina, alebo eCMR, predstavuje kľúčový prvý krok v prechode na bezpapírový priemysel. Jej používanie by sa malo stať povinným v júli 2027. Do tej doby by mala byť úplne v platnosti aj regulácia eFTI, ktorá bude podporovať orgány v členských štátoch EÚ v akceptovaní elektronicky zdieľaných informácií prostredníctvom certifikovaných platforiem eFTI.
Bez ohľadu na to, či je e-dokumentácia povinná alebo nie, prijatie bezpapírových procesov môže priniesť významné výhody pre podniky v doprave. Jedným z príkladov je prechod od papierovej návesnej listiny k eCMR. Celý proces, ktorý zahŕňa prípravu dokumentov, kontrolu nákladu, potvrdenie doručenia a ďalšie administratívne úlohy, trvá v súčasnom papierovom procese približne 23 minút. Ak je nákladová objednávka spracovaná digitálne, tento čas sa znižuje na 9 minút, podľa výskumu spoločnosti SIRA Consulting Research pre Dánske ministerstvo dopravy.
Tento časový úspora takmer štvrť hodiny znamená významné finančné úspory. Celkovo by mohol európsky sektor logistickej dopravy ušetriť až 1 miliardu eur ročne, očakáva organizácia eFTI4EU. A to ani nezahŕňa zníženie čakacích dôb na hraniciach v dôsledku zvýšenej efektívnosti.
Zvýšená transparentnosť, menej (ľudských) chýb
Prechod na digitálny prístup tiež významne zlepšuje komunikáciu, spoluprácu a efektívnosť v rámci dodávateľského reťazca. Napríklad poskytuje údaje o zásielkach a umožňuje sledovanie v reálnom čase, čím zabezpečuje, že všetci zainteresovaní sú neustále informovaní o najnovšom stave zásielky. Táto transparentnosť znamená, že chýbajúce produkty a oneskorenia môžu byť identifikované včas, čo umožňuje včasnú intervenciu. Zároveň je ľudská chyba eliminovaná, čo zabezpečuje väčšiu presnosť a ďalšie zlepšenie vnútorných operácií, ako je riadenie zásob.
Udržateľná konkurenčná výhoda
Na záver, e-dokumentácia je udržateľnejší prístup, ktorý pomáha dopravným spoločnostiam dosiahnuť významné pokroky v ich udržateľnosti. Napríklad znižovaním papierového odpadu a uhlíkovej stopy spojené s papierovými procesmi. „Výhody e-dokumentácie výrazne prevyšujú náklady na jej zavedenie,“ uvádza Daalhuisen. „Prináša jasné prevádzkové a finančné výhody, ako sú znížené náklady a zvýšená produktivita, pričom prispieva k udržateľnej budúcnosti. Okrem toho sú výzvy spojené s dokumentáciou, ako sú chyby a oneskorenia, považované polovicu hráčov v logistike za najväčšiu prekážku v operáciách. Aj na toto je odpoveďou e-dokumentácia.“
