Elektronická dokumentácia – nielen zákonná povinnosť

Výhody elektronickej dokumentácie v logistike zahŕňajú zlepšenú spoluprácu, prevádzkovú efektivitu a výrazné zníženie nákladov.

Dlhé roky sa dopravný sektor spoliehal na používanie papierových dokumentov. Avšak s udržateľnosťou v popredí záujmu ľudí je čas nahradiť niektoré „tradičné“ praktiky digitálnejším prístupom. Potreba digitalizácie bola v poslednom čase do istej miery urýchlená aj reguláciami – najmä nadchádzajúcou reguláciou eFTI a povinnými predpismi eCMR – ktoré firmám nezostávajú na výber, len sa prispôsobiť. Niektoré podniky však reagujú pomaly, no väčšie povedomie o hmatateľných výhodách bezpapierovej dopravy by mohlo zabezpečiť, že legislatíva bude slúžiť len ako dodatočný stimul, nie ako hlavný hnací motor.

Súčasný stav

Každá dopravná operácia si vyžaduje viac ako tucet rôznych papierových dokumentov – či už ide o uzatváranie dohôd, organizovanie procesov, prideľovanie zodpovedností alebo zhromažďovanie dôkazov. Podľa správy Trans.eu o dopravnom trhu 2024/2025 je približne 99 % dokumentov používaných v sektore stále v papierovej forme.

Prieskum spoločnosti ODeX poukazuje na niekoľko dôvodov pomalého prijímania digitálnych nástrojov v sektore. Hlavným dôvodom je, že 25 % respondentov uviedlo obavy o bezpečnosť údajov pri používaní týchto nástrojov. Okrem toho viac ako 20 % odosielateľov uviedlo, že si nie sú vedomí existencie digitálnych riešení a toho, čo ponúkajú. Ďalej 15 % uvádza nedostatočnú prispôsobivosť a/alebo skúsenosti s používaním digitálnych nástrojov, nasledované nákladmi na implementáciu.

„Vidíme veľké rozdiely v prijímaní e-dokumentov podľa sektora a spôsobu dopravy. Zatiaľ čo letectvo a námorná doprava sú na čele vďaka štandardizačnému úsiliu a zložitosti globálneho obchodu, cestná doprava digitalizuje podstatne pomalšie kvôli svojej lokalizovanej povahe a rôznym reguláciám,“ povedal Gerry Daalhuisen, Senior Director of Dock & Yard / Fleet Products v spoločnosti Transporeon. „Taktiež veľké spoločnosti často zavádzajú pokročilé technológie rýchlejšie ako menšie a sektor B2C prijíma zmeny rýchlejšie ako sektor B2B. Niektoré logistické spoločnosti sa rozhodli znížiť investície do zatiaľ nepodstatných digitálnych nástrojov kvôli zníženým objemom prepravy a príjmom, no na druhej strane mnohé spoločnosti čoraz viac investujú do svojho podnikania, aby boli odolnejšie voči súčasnému geopolitickému a ekonomickému prostrediu.“

eCMR: prvý krok k bezpapierovému sektoru

Digitálny nákladný list, alebo eCMR, predstavuje kľúčový prvý krok v prechode na bezpapierový priemysel. Jeho používanie by sa malo stať povinným v júli 2027. Do tej doby by mala byť plne účinná aj regulácia eFTI, ktorá bude motivovať orgány členských štátov EÚ k prijímaniu elektronicky zdieľaných informácií prostredníctvom certifikovaných platforiem eFTI.

Bez ohľadu na to, či je elektronická dokumentácia povinná alebo nie, prijatie bezpapierových procesov môže priniesť významné výhody pre dopravné podniky. Príkladom je prechod z papierového nákladného listu na eCMR. Celý proces, ktorý zahŕňa prípravu dokumentov, kontrolu nákladu, potvrdenie o doručení a ďalšie administratívne úlohy, trvá v súčasnom papierovom procese približne 23 minút. Ak je objednávka spracovaná digitálne, tento čas sa podľa výskumu SIRA Consulting Research pre dánske ministerstvo dopravy znižuje na 9 minút.

Táto úspora času takmer štvrť hodiny sa premieta do významných finančných úspor. Celkovo by mohol európsky sektor dopravnej logistiky ušetriť až 1 miliardu eur ročne, očakáva organizácia eFTI4EU. A to ešte nezahŕňa skrátenie čakacích dôb na hraniciach vďaka zvýšenej efektivite.

Zvýšená transparentnosť, menej (ľudských) chýb

Prechod na digitálny prístup tiež výrazne zlepšuje komunikáciu, spoluprácu a efektivitu v rámci dodávateľského reťazca. Napríklad poskytuje údaje o zásielkach a umožňuje sledovanie v reálnom čase, čím zabezpečuje, že všetky zainteresované strany sú neustále informované o aktuálnom stave zásielky. Táto transparentnosť znamená, že chýbajúce produkty a oneskorenia možno identifikovať včas, čo umožňuje včasný zásah. Zároveň sa eliminuje ľudská chyba, čo zabezpečuje vyššiu presnosť a ďalšie zlepšenie interných operácií, ako je napríklad správa zásob.

Udržateľná konkurenčná výhoda

Napokon, elektronická dokumentácia je udržateľnejší prístup, ktorý pomáha dopravným spoločnostiam dosahovať významné pokroky v ich ambíciách v oblasti udržateľnosti. Napríklad znížením odpadu z papiera a uhlíkovej stopy spojenej s papierovými procesmi. „Výhody elektronickej dokumentácie výrazne prevyšujú úsilie spojené s jej implementáciou,“ uvádza Daalhuisen. „Prináša jasné prevádzkové a finančné výhody, ako sú znížené náklady a zvýšená produktivita, pričom zároveň smeruje k udržateľnej budúcnosti. Okrem toho sú dokumentačné výzvy, ako sú chyby a oneskorenia, ktoré z nich vyplývajú, považované polovicou hráčov v oblasti dopravnej logistiky za najväčšiu prekážku v prevádzke. Aj na toto je elektronická dokumentácia odpoveďou.“